زلزله اخیر در کرمانشاه که خسارات فراوانی را به‌همراه داشت و مشکلات بسیاری در زندگی مردم آسیب‌دیده ایجاد کرد؛ بر املاک مردم زلزله‌زده و وضعیت مالکیت آنها نیز بی‌تاثیر نبوده‌است. در کنار خانه‌های تخریب‌شده و وسایل از بین‌رفته مردم، اسناد مالکیت نیز در زیر آوار زلزله مفقود شدند و از بین رفتند. اسنادی که گواه دارایی و مایملک مردم بوده و با نابودیشان این ترس را برای مردم ایجاد کردند که آنها چگونه می‌توانند مالکیت خودشان را اثبات کنند.
با توجه به همین موضوع، اخیرا (1 آذرماه)، احمد تویسرکانی، رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در پاسخ به این سؤال که آیا سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، تمهیداتی برای برخی مردم مناطق زلزله‌زده که منازل‌شان تخریب شده و نگران اسناد مالکیت مفقودشده خود هستند، در نظر گرفته یا خیر، گفت: «خوشبختانه به‌دلیل اینکه تمام سوابق مالکیتی مردم به‌شکل الکترونیکی ذخیره‌سازی شده و مالکیت‌های اراضی و املاک در مناطق مسکونی، تحت سیستم کاداستر قرار دارد، لذا مثل حوادث خسارت‌باری که در بم و برخی مناطق دیگر در سال‌های قبل ایجاد شد، جای نگرانی از بابت مالکیت‌های مردم وجود ندارد». تویسرکانی تاکید کرد: «مردم مناطق زلزله‌زده کرمانشاه که اسناد مالکیت رسمی‌شان بر اثر وقوع زمین‌لرزه زیر آوار مانده یا مفقود شده، نگران مالکیت‌های خود نباشند زیرا سوابق این اسناد در آرشیو الکترونیکی سازمان ثبت موجود است. البته دارندگان سندهای قولنامه‌ای و عادی، ممکن است مشکلاتی پیدا کنند».
اظهارات رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به خوبی نشان می‌دهد که تفاوتی بین سند عادی و رسمی در زمینه اثبات مالکیت و دریافت سند مجدد بر املاک وجود دارد و داشتن سند رسمی در این زمینه، دارای مزیت خاصی است.
درصورت مفقود شدن سند رسمی و درخواست سند المثنی، ماده 120 آئین‌نامه قانون ثبت مراحلی را پیش‌بینی کرده است که با طی کردن آن مراحل و تشریفات سند رسمی المثنی صادر می‌شود. به‌طور خلاصه، این تشریفات شامل درخواست صدور سند المثنی و تکمیل استشهادیه محلی مبنی بر مالکیت، استعلام از دفاتر اسناد رسمی مبنی بر ثبت‌بودن سند رسمی به نام فرد متقاضی (که امروزه به‌دلیل ثبت الکترونیکی اسناد رسمی این امر به‌راحتی صورت می‌گیرد) و آگهی کردن درخواست در روزنامه کثیرالانتشار است. درحالی درمورد اسناد رسمی با طی کردن تشریفات فوق‌الذکر، سند المثنی به‌راحتی صادر می‌شود که درمورد اسناد عادی هیچ مقرره و راه‌حل میسوری وجود ندارد.
مصائب داشتن سند عادی برای اثبات مجدد مالکیت
در واقع، در مورد اسناد عادی و قولنامه‌ها به‌دلیل ثبت نشدن و فقدان آرشیو و سابقه برای این اسناد، گرفتن سند مجدد مشکلات فراوانی دارد. نوشته‌شدن مجدد قولنامه بین طرفین و یا دریافت رونوشت سند عادی از بنگاهی که سند در آن تنظیم شده است، راه‌حل‌های غیرحقوقی گم شدن سند هستند که با مشکلات بسیاری همراهند. پیدا کردن طرف معامله و درخواست از وی مبنی بر نوشتن قولنامه مجدد درحالتی که شاید فرد انتقال دهنده فوت کرده‌باشد یا عمداً منکر انتقال ملک شود؛ از جمله این مشکلات است. هم‌چنین درمورد بنگاه معاملاتی نیز این امکان وجود دارد که شاید سند اصلا در بنگاه نوشته نشده باشد یا رونوشت‌های نزد بنگاه نیز از بین رفته باشند. راه‌حل حقوقی درمورد اسناد عادی، درخواست سند رسمی و اعلام مفقودی قولنامه در شورای حل اختلاف و جمع‌آوری مدارک دلالت کننده بر مالکیت متقاضی سند است. این راه نیز سختی‌هایی برای اثبات مالکیت دارد درحالی‌که در سند رسمی به‌دلیل ثبت الکترونیکی به‌راحتی آخرین مالک قابل تشخیص است و نیاز به اثبات مالکیت با راه‌های پر دردسر حقوقی وجود ندارد.
به‌خوبی می‌توان نتیجه گرفت که داشتن سند عادی در چنین حوادثی چگونه می‌تواند بر مشکلات آسیب‌دیدگان بیفزاید. درحالی‌که اسناد رسمی اصلا موضوعیت این مشکلات و سختی‌ها را از بین می‌برند. اگر اعتبار اسناد عادی نزد مردم از بین برود و جای خود را به سند رسمی دهند؛ دیگر دغدغه‌ی از بین رفتن سند کاغذی بین مردم وجود نخواهد داشت چرا که با الکترونیکی شدن ثبت به‌راحتی سابقه‌ی سند قابل پیگیری است و آخرین مالک را می‌توان شناسایی کرد.
البته مشکلاتی که برای اثبات داشتن سند عادی مفقود شده وجود دارد، یکی از مشکلات فراوان ناشی از رواج اسناد عادی در بین مردم است که این بار در حادثه‌ای که گریبان‌گیر جمعیت زیادی از مردم بوده، خود را بیشتر نشان می‌دهد.
با توجه به مشکلات فراوان ناشی از رواج اسناد عادی، ضرورت تغییر رویه در معاملات و ثبت اسناد محرز به شدت احساس می شود تا هم اعتبار اسناد عادی در معاملات مردم کاهش یابد و هم تمهیداتی برای تسهیل ثبت سند به‌صورت رسمی صورت گیرد.
