دفتری که تاجر معاملات خود را در آن ثبت کند و از روی آن سود وی تعیین شود، در لغت دفتر تجارتی گفته می‌شود همچنبن در اصطلاح حقوقی، به دفاتری که تاجر مطابق مقررات قانون تجارت تهیه و نگهداری می‌کند، دفاتر تجارتی گویند.
به گزارش «تابناک» هر تاجر مکلف است دفاتر مخصوصی را، به نحوی که در قانون مقرر شده است تهیه و کلیه داد و ستدها و معاملات خود را در آن ثبت کند. از آنجایی که تحمیل چنین تکلیفی بر بعضی از اشخاص که طبق تعریف به معاملات تجارتی اشتغال دارند، به لحاظ ناچیز بودن تعداد یا میزان و حجم معاملات عملی و مقرون به صرفه و صلاح نیست لذا قانونگذار طبق حکم مقرر در ماده 6 قانون تجارت عنوان کسبه جزء را از تکلیف داشتن دفاتر تجارتی مستثنی کرده است.
این ماده به چهار دفتر اشاره کرده و به وزارت دادگستری اجازه داده است دفاتر دیگری را به موجب آیین‌نامه، جانشین دفاتر چهارگانه شامل دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه کند.
دفتر روزنامه
به موجب ماده 7 قانون تجارت دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات، دیون، داد و ستد تجارتی و معاملات راجع به اوراق تجارتی از قبیل خرید و فروش و ظهرنویسی، و به‌طور کلی جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می‌کند در آن دفتر ثبت کند.
به عبارت دیگر مندرجات دفتر روزنامه باید متضمن جزییات حقوق و تعهدات صاحب آن باشد که نشان‌دهنده عملکرد مالی روزانه تاجر است. درج برداشت مخارج روزانه شخصی تاجر ضمن آن که برای تشخیص وضعیت حساب‌ها ضرورت دارد، در مورد برداشت‌های شخصی غیرمتغارف تاجر متوقف می‌تواند از نظر دادرس به عنوان اماره تقصیر تلقی و منجر به صدور حکم ورشکستگی به تقصیر شود.
ماده 10 آیین‌نامه قانون مالیات‌های مستقیم، حتی در مواردی که برای نگهداری حساب، از ماشین‌های مکانیکی یا الکترونیکی و کارت‌های حساب استفاده شود، اشخاص مشمول را مکلف می‌کند هرگونه عملیات مالی، پولی و محاسباتی خود را در دفتر روزنامه ثبت کنند.
از نظر مقررات آیین‌نامه مزبور، تاخیر تحریر معاملات در دفتر روزنامه، در موارد استثنایی و در صورتی که به منظور سوءاستفاده نباشد، مورد قبول است.
تأخیر ثبت معاملات برای مواردی که دفاتر توسط مقامات قضایی با سایر مراجع قانونی توقیف شده و از اختیار شخص خارج شود و همچنین در مورد اشخاص حقوقی جدید‌التاسیس برای نخستین سال تأسیس تا 30 روز است. (تبصره 3 ماده 12 قانون مالیات‌های مستقیم)
در مواردی که اشخاص از سیستم‌های مکانیکی یا الکترونیکی استفاده می‌کنند باید حداقل ماهی یک‌بار خلاصه اسنادی که به ماشین‌های مکانیکی با الکترونیکی داده شده است در دفتر روزنامه ثبت شود و آیین‌نامه یا دستورالعمل کار ماشین و برنامه‌های آن نیز در اختیار مأمور رسیدگی قرار گیرد.(ماده 18 قانون مالیات‌های مستقیم)
منظور از سیستم‌های مزبور، کارت‌ها یا اوراق چاپی است که با دست یا توسط ماشین‌های حسابگر مکانیکی یا الکترونیکی تهیه و تکمیل می‌شود.
دفتر کل
ماده 8 قانون تجارت مقرر می‌دارد: دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته‌ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را تشخیص و جدا کرده و هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر به‌طور خلاصه ثبت کند.
اشخاصی که از این نوع دفاتر استفاده می‌کنند مکلفند برای ثبت کلیه داد و ستد‌های خود دفتر کل جداگانه نیز نگهداری کنند.
در مورد اشخاصی که از سیستم‌های مکانیکی یا الکترونیکی استفاده می‌کنند، مهلت انتقال ثبت دفتر روزنامه به دفتر کل تا پانزدهم ماه بعد از ماه ثبت خلاصه اسناد در دفتر روزنامه است.
دفتر دارایی
طبق ماده 9 قانون تجارت دفتر دارایی دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده در آن دفتر ثبت و امضا کند و این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام پذیرد.
دفتر کپیه
به موجب ماده 10 قانون تجارت دفتر کپیه دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات، مخابرات و صورت‌حساب‌های صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت کند.
در مورد مراسلات، مخابرات و صورت‌حساب‌های وارده نیز تاجر مکلف به نگهداری و ضبط آنها در لفاف مخصوص به ترتیب تاریخ ورود است.
از آنجایی که دفتر کپیه برخلاف دفتر روزنامه و کل و دفتر دارایی از اهمیت چندانی برخوردار نیست لذا قانونگذار برای تهیه و تنظیم آن ضوابط ساده و عملی مقرر داشته است.
شیوه نگهداری دفاتر تجاری
طبق مقررات، دفاتر تجارتی یا دفاتر قانونی به استثنای دفتر کپیه باید به وسیله نماینده اداره ثبت امضا شود. (ماده 11 قانون تجارت)
دفتری که برای امضا به متصدی امضا تسلیم می‌شود باید دارای نمره ترتیبی و قیطان‌کشیده باشد و متصدی امضا مکلف است صفحات دفتر را بشمارد و در صفحه اول و آخر هر دفتر مجموع عدد صفحات آن را با تصریح به مشخصات صاحب دفتر بنویسد و با قید تاریخ دفتر را امضا کند و دو طرف قیطان را با مهر سربی که به این منظور تهیه شده است، منگنه کند. (ماده 12 قانون تجارت)
ثبت معاملات باید به ترتیب تاریخ و برابر عرف متداول در دفترنویسی بدون تراشیدن، حک کردن، بین سطور نوشتن یا بیش از حد معمول جای سفید گذاشتن، باشد. (ماده 13 قانون تجارت)
تخلف از مقررات مواد 6 و 11 قانون تجارت مستلزم جزای نقدی است و این امر مانع اجرای مقررات راجع به تاجر ورشکسته که دفاتر مرتب ندارد، نخواهد بود. دفاتری که تجار یا بازرگانان برای امور تجارتی خود به کار می‌برند در صورتی که مطابق مقررات تنظیم‌شده باشد بین تجار و در امور تجارتی سندیت دارد و در صورتی که تنظیم آن وفق مقررات نباشد فقط علیه صاحب آن معتبر و قابل استناد خواهد بود. (ماده 14 قانون تجارت و ماده 1297 قانون مدنی)
دفتر تاجر علیه غیرتاجر سندیت و اعتبار ندارد اما اگر شخصی به دفتر تاجر استناد کرد، نمی‌تواند با تفکیک مندرجات دفتر، آنچه به نفع او است قبول و آنچه بر ضرر او است رد کند مگر آن که بی‌اعتباری آنچه را که بر ضرر خود می‌داند اثبات کند. (ماده 1298 قانون مدنی)
