بعد از آشنایی سازمان ها و شرکت ها با رویکردBPM و مزیت های شگفت انگیز آن برای مکانیزاسیون سیستم سازی کسب و کار، مدیران فناوری اطلاعات سازمان ها با چالش انتخاب نرم افزار BPMS مواجه می شوند.
چرا انتخاب نرم افزار BPMS در شروع کار بسیار مهم است ؟
-
نفوذ در تمام لایه های سازمان
نرم افزار BPMS در هدف نهایی خود باید تمام فرآیند های سازمان را مکانیزه کند، پس تک تک کارکنان سازمان در هر سطح و جایگاه سازمانی، کاربر نرم افزارBPMS هستند.
2- تداوم عملیاتی
همه کاربران از ابتدای صبح برای انجام وظایف خود به کارتابل نرم افزار مراجعه می کنند، حتی روی موبایل خود مشغول به استفاده از نرم افزار هستند.
3-فوق نرم افزار (Super Software)
نرم افزار BPMS باید بتواند تمام مدل فرآیند ها و گردش کار سازمان شما را مکانیزه کند و قابلیت هایی بسیار متنوع و پویا داشته باشد تا سازمان را از خرید نرم افزارهای دیگر بی نیاز کند.
4- هزینه شکست بسیار بالا
نرم افزاری که تمام کارکنان و عمده فرآیندها و اطلاعات سازمان را درگیر خود نموده است به این راحتی قابل تغییر و Convert نیست و در صورت انتخاب اشتباه، تمام منابع مالی و نیروی انسانی شما را مستهلک خواهد کرد.
در ادامه به معرفی انواع BPMS می پردازیم تا شما بتوانید بهترین BPMS را بر اساس شرایط سازمان خود انتخاب نمایید و هزینه اضافی جهت آموزش نرم افزار bpms انجام ندهید.
نرم افزار BPMS خارجی :
نرم افزارهای BPMS خارجی زیادی وجود دارند که سازمان می تواند استفاده کند.
-نرم افزار های BPMS Open Source
این نرم افزارها معمولاً ابزار های ساده و کم قابلیتی هستند که یک هسته اصلی و حداقلی را پشتیبانی می کنند و برای استفاده واقعی و عملیاتی نرم افزار نیاز به هزینه و انرژی زیادی است.این نرم افزارها برای شرکت هایی با تعداد کاربر زیر 20 نفر و فرآیند هایی ساده قابل استفاده هستند ولی هیچ شرکت رسمی پشتیبان شما نخواهد بود و برای بهره برداری باید سازمان را با نرم افزار منطبق کنید و انتظارات خود را در حد قابلیت های نرم افزار پایین بیاورید.
BPMS Open Source در حد Hello World رایگان هستند و برای پیاده سازی یک فرآیند پیشرفته و عملیاتی باید هزینه متناسب را انجام دهید.
به عنوان مثال : نرم افزار Process Maker
-نرم افزاری هایBPMS کرک شده
با توجه به عدم رعایت کپی رایت در کشور این مدل نرم افزار ها گزینه برخی از شرکت های کوچک قرار گرفته اند ولی استفاده از این نرم افزارها چالش های مختلفی را در بر خواهد داشت.
- اگر در سازمان شما تعامل بین المللی وجود دارد، نمی توانید از این مدل نرم افزار های BPMS در کسب و کار خود استفاده کنید و دیر یا زود شامل جرایم سنگین، طبق قوانین کپی رایت بین المللی خواهید شد.
- در زمان استفاده غیرقانونی از نرم افزارBPMS یک شرکت خارجی، نباید انتظارخدمات پشتیبانی آن شرکت را داشته باشید و همیشه نگران این موضوع خواهید بود که آیا بعد از پیاده سازی فرآیندها، نرم افزار همچنان قابل استفاده خواهد بود یا با یک اتصال به اینترنت کل زیرساخت نرم افزار قفل و در نتیجه هزینه خود را اتلاف نموده اید.
- اگر شما یک شرکت دولتی هستید نمی توانید از نرم افزارهای کرک شده در زیر ساخت دولت استفاده نمایید و طبق قانون باید از نرم افزارهای BPMSایرانی مشابه و دانش بنیان استفاده نمایید و در صورت استفاده از این مدل نرم افزارها، نهادهای حمایتی با نامه نگاری با ذیحساب و حراست سازمان، بودجه این مدل نرم افزارها را مسدود خواهند کرد. شعار حمایت از تولید ایرانی در همین راستا با کمک سازمان نظام صنفی یارانه ای کشور، اجرا خواهد شد.
- موضوع مهم دیگر، موضوع امنیت اطلاعات است. با توجه به عدم شفافیت سورس کد نرم افزار BPMS، شما از نحوه پردازش اطلاعات و استاندار های امنیتی این نرم افزارها اطلاع نخواهید داشت و ریسک زیادی برای استفاده خواهید داشت. از طرفی نرم افزارBPMS جریان، تمامی استانداردهای گواهینامه امنیتی افتا را پوشش می دهد و سورس کد نرم افزار در آزمایشگاه سازمان فناوری اطلاعات نگهداری می شود.
مثال : نرم افزار BIZAGI
-خرید لایسنس قانونی نرم افزار BPMS خارجی
موضوع خرید نرم افزار BPMS خارجی بصورت قانونی گزینه مناسبی می باشد ولی با توجه به نرخ بالای دلار، هزینه بالایی برای سازمان در بر خواهد داشت که مورد جاگزین و مقرون به صرفه آن، خرید نرم افزار استاندارد ایرانی مثل نرم افزار مدیریت فرآیند جریان است.
مثال : نرم افزار BPMS K2
-نرم افزارBPMS ایرانی
کمتر از 5 شرکت در ایران ادعای تولید محصول BPMS فارسی و ایرانی را دارند، از این رو در انتخاب این محصولات و بررسی قابلیت های آنها دقت زیادی می بایست انجام شود. برخی از این شرکت ها نرم افزار سیستم ساز یا فرم ساز طراحی نموده اند که قابلیت اندکی در پیاده سازی فرآیند های بسیار ساده و غیراستاندارد را دارد ولی گستره قابلیت های یک نرم افزار BPMS خوب، بسیار فراتر از یک نرم افزار سیستم ساز یا فرم ساز پویا است از این رو چک لیست پیشنهادی بررسی نرم افزار های BPMS ایرانی به شرح ذیل پیشنهاد می شود :
- نرم افزار کاملا مبتنی بر وب و قابل استفاده در مرورگر موبایل و تبلت باشد. (محیط طراحی، محیط اجرا)
- پشتیبانی از BPMN2 در هسته کنترل فرآیند و عدم استفاده از Workflow Engine های غیر استاندارد و من درآوردی.
- ماژول فرم ساز پویا با قابلیت های متنوع جهت طراحی انواع فرم های پیچیده و تخصصی
- امکان ارتباط با وب سرویس های سامانه های دیگر(WSLD , Restful API) در طی فرآیند و طراحی فرم
- داشبورد های آنالیز فرآیندی حرفه ای جهت پایش رفتار کاربران و گلوگاه های فرآیند
- نمونه عملیاتی آنلاین و قابل استعلام حداقل با 10 هزار کاربر فعال و 10 فرآیند استاندارد
- پیاده سازی تمامی چک لیست امنیتی افتا و گواهینامه معتبر از آزمایشگاه مورد تأیید افتا
- گواهی تست نفوذ OWASP آزمایشگاه های امنیتی مورد تأیید سازمان فناوری اطلاعات ایران
- گواهینامه تأییدیه فنی از سازمان مدیریت فناوری اطلاعات ایران برای محصول BPMS
- گواهی انتشار و تأیید محتوایی از وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی
- امکان پیاده سازی پرداخت آنلاین شتابی طی فرآیند
- امکان ثبت نام کاربران خارج از سازمان در سامانه و اعمال نقش در فرآیندها (مثل مشتریان، تأمین کنندگان و...)
- امکان لاگ گیری عمیق از عملیات کاربران و پشتیبانی از امضاء دیجیتال اطلاعات ثبتی
- مکانیزم پشتیبانی دقیق شرکت نرم افزاری ارائه دهنده محصول BPMS و SLA تحت Ticket Support
مثال : نرم افزار BPMS جریان (دانش بنیان و استاندارد)
|
جدول مقایسه انواع نرم افزار BPMS
|
|
معیار
|
BPMS خارجی
open Source
|
BPMS خارجی
کرک
|
BPMS ایرانی
استاندارد
|
|
هزینه
|
پایین
|
پایین
|
مقرون بصرفه
|
|
قابلیت
|
پایین
|
بالا
|
متوسط به بالا
|
|
تعهد پشتیبانی
|
ندارد
|
ندارد
|
بسیارمطلوب
|
|
ریسک بلند مدت
|
پایین
|
بسیار بالا
|
پایین
|
|
توسعه قابلیت ها
و ورژن جدید
|
مطلوب
|
عدم دسترسی وثبات
|
همیشه در دسترس
|
|
تطبیق با قوانین داخلی و پروتکل های امنیتی
|
پایین
|
ندارد
|
کاملا در دسترسی
|
انتهای رپرتاژ آگهی/
ما از bpms شبکه فردا استفاده می کنیم.