سازمان متراکم چیست؟
سازمان متراکم (یا سازمان با چگالی بالا) سازمانی است دارای تعداد زیادی فرایند در حوزه‌های مختلف کاری. این فرایندها به صورت در هم تنیده شده، همانند موجودات زنده در حال تعامل با هم هستند. این فرایندها شامل مجموعه‌ای عملیات منابع انسانی، پروسه‌ها و تعاملات با بیرون از سازمان است. سازمان متراکم همیشه یک سازمان با تعداد نفرات زیاد نیست. بلکه سازمانی است با تعدد فرایندها و روش‌های کاری و بعضا پیچیده.
اما مشکلات سازمان‌های متراکم بدون تفکر سیستمی چیست؟ اگر در سازمان متراکم تفکر سیستمی وجود نداشته باشد چه مشکلاتی گریبانگیر صاحبان آن می‌شود؟ در این بخش به بیان این مشکلات و راهکار رفع آن می‌پردازیم:
- در این سازمانها بیشتر تفکرات شخص محور حاکم است. به بیان دیگر با تغییر نفرات، عملکرد سازمان نیز تغییر می‌کند. در این حالت فعالیت‌های نفرات قبلی به دلیل تغییر نفرات، به حاشیه رفته یا دیگر در سازمان جایی ندارند.
- خطای نیروی انسانی: همیشه در انجام وظایف نفرات خبره بهتر از نفرات کم تجربه عمل می‌کنند. پروسه آموزش و تبدیل نفر کم تجربه به خبره، زمانبر و در نتیجه هزینه دارد. ضمن اینکه ریسک از دست دادن نفرات سازمان به عنوان یک عامل در کُند شدن تحقق اهداف سازمانی موثر است.
- با وجود داشتن نفرات خبره، این نفرات تنها در انجام امور روزمره خود مهارت دارند. چیزی به نام سوابق وجود نخواهد داشت. به بیان دیگر عدم وجود حافظه سازمانی یا ثبت تجربیات و دانش فنی و بازیابی آن در مواقع لزوم بسیار سخت است. همه چی به ذهن نفرات برمی‌گردد.
- در یک سازمان بدون تفکر سیستمی تصمیم گیری سخت صورت می‌گیرد. نه اطلاعاتی وجود دارد و نه داشبوردی که بتوان وضعیت سازمان را رصد کرد. بنابراین تصمیم‌گیری همیشه با ریسک همراه خواهد بود.
- به دلیل عدم وجود الگوهای کاری سیستمی و استاندارد، همیشه بی‌نظمی‌های فرایندی غالب خواهد بود. افراد با هر روشی که خود صلاح می‌دانند و با استانداردهای خود، فعالیت می‌کنند.
- عدم وجود ارزیابی کارآمد منابع: در این گونه سازمانها متری برای ارزیابی کارایی و عملکرد منابع وجود ندارد. همه چیز بر اساس مشاهدات عینی اندازه‌گیری شده و عدالت سازمانی از بین می‌رود.
- مقدور نبودن مهندسی مجدد: هر سازمان به دلیل زنده بودن، به طور دائم نیاز به تکامل دارد. در این سازمان بدلیل نبود زیرساختهای مدیریت اطلاعات، امکان مهندسی مجدد وجود ندارد.
حال با ذکر بخشی از مشکلات این گونه سازمانها، در این قسمت سعی می‌کنیم با بیان راهکارهای ساده نرم‌افزاری همانند استفاده از نرم افزار bpms و نرم افزار اتوماسیون اداری، 3 شاخص اصلی سازمان چابک (افزایش دقت، کاهش هزینه، افزایش سرعت) را تامین نماییم.
نرم افزار BPMS چیست؟
نرم افزار BPMS یا نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار ابزاری است پویا که با استفاده از آن، فرایندهای مورد نیاز سازمان قابل خلق است. از آنجا که خلق فرایند توسط خود سازمان نیز قابل انجام است، تولید آن کم هزینه به لحاظ زمانی و ریالی خواهد بود.
چرا استفاده از نرم افزار BPMS کم هزینه است؟
به دلیل چابکیBPMS (Agile) و عدم نیاز به تولیدکننده نرم افزار، اعمال تغییرات با زمان و قیمت مناسب توسط خود مشتری انجام پذیر است. در این روش مالک فرایند به عنوان مهمترین عنصر در اجرای فرایند نقش بازی می‌کند. ایده اصلی استفاده از BPMS تامین نیازهای سازمان و حفظ استقلال آن است.
حال ببینیم مشکلات اشاره شده را چگونه به کمک این دو نرم افزار می‌توان حل کرد:
- وقتی در سازمانی تفکر سیستمی و البته ابزار ایجاد سیستم نیز وجود داشته باشد، نفرات در چارچوب تفکرات مدیران سازمان حرکت می‌کنند و با تغییر نفرات، سیستم به راه خود ادامه می‌دهد. البته نقدی که به این سیستم‌ها وارد است اینکه نفرات خلاق در این تفکر جایی ندارند. ولی باید گفت در اینگونه سیستم‌ها، بایستی جایی در جهت ارائه پیشنهادات و یا حتی مهندسی مجدد وجود داشته باشد تا تفکرات جدید به سیستم قابل تزریق باشد. با این کار سیستم به تکامل می‌رسد. با bpms می‌توان علاوه بر تعریف چارچوب انجام فرایندها، امکان بازخورد از روند انجام کار و یا حتی اصلاح آن را نیز داشت.
- کم شدن خطای نیروی انسانی با تعریف ضوابط و قواعد اعتبارسنجی اطلاعات. با این کار می‌توان قواعدی تعریف کرد تا نیروی انسانی در تهیه اطلاعات، خطای کمتری داشته باشد. به عنوان مثال فرم‌ها دارای قواعد اعتبارسنجی نظیر اجباری بودن فیلدها و یا اینکه فلان فیلد بایستی تابعی از سایر اطلاعات فرم باشد. یکی از قابلیت‌های bpms امکان تعریف فرم‌های متعدد سازمانی با امکان اعتبارسنجی ورود اطلاعات است.
- وقتی برای هر فعالیت و عملیات مخزن وجود داشته باشد، امکان ثبت دانش و تجربیات و در نتیجه تولید حافظه سازمانی مقدور خواهد بود. با نرم افزار bpms می‌توان تمامی فرم‌های سازمان را تهیه و در اختیار کاربران قرار داد. با ثبت داده در فرم‌ها اولین لایه از هرم تعالی سازمان ساخته می‌شود.
- هنگامی که داده‌ها در فرم وارد شود، امکان تهیه گزارش‌های متنوع و تبدیل داده به اطلاعات وجود خواهد داشت. در نتیجه داشبوردهای مدیریتی قابل استخراج و تصمیم گیری‌های مدیریتی از روی این داشبوردها راحت‌تر خواهد بود. با نرم افزار bpms می‌توان انواع گزارش‌ها و داشبوردهای مدیریتی سازمان را خلق کرد. لایه دوم و سوم هرم تعالی سازمانی نیز در این بخش تولید می‌شود.
5. استفاده از الگوهای استاندارد و سیستمی می‌تواند باعث کاعش بی‌نظمی فرایندی شود. به عنوان مثال وقتی از یک نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده می‌کنید دیگر نیازی به تهیه الگوهای مکاتباتی نظیر سربرگ نیستید. تنظیم نوع فونت و قالب مکاتبات توسط نرم افزار اتوماسیون اداری صورت می‌گیرد. هر شخص در چارچوب استانداردهای سازمان مکاتبات خود را انجام می‌دهد.
6. وقتی تفکر سیستمی نرم افزاری در سازمان است، زمان انجام و دقت کارها توسط منابع انسانی قابل پایش است. با نرم فزار bpms می‌توان میانگین زمان انجام را بدست آورد. استفاده از این گزینه، امکان محاسبه قیمت تمام شده کار و یا هزینه‌های منابع انسانی را مقدور می‌کند.
7. اساس مهندسی مجدد بر مبنای داده‌ها وگزارش‌هایی است که در سیستم ثبت شده است. با این بستر، امکان ارزیابی عملکرد فرایند و در نتیجه مهندسی مجدد فرایند(BPR) امکان پذیر است. از آنجا که نرم افزار bpms مجهز به ابزارهای ساخت فرم و گزارش است، با استفاده از نرم افزار bpms پروسه مهندسی مجدد راحت است.
جمع بندی:
با توجه به مواردی ذکر شده، سازمانها به دلیل نیاز به اختصاصی کردن فرایندها، تمایل به نرم افزارهای فرایندساز با امکان طراحی و اجرای فرایندها توسط خودشان را دارند. این گونه نرم افزارها در بازار به نام فرایندساز یا نرم افزار bpms شناخته می‌شوند.
شرکت مهندسی نرم افزار فراتحلیل‌گران ورجاوند با تجربه 15 ساله تولید نرم افزارهای سازمانی از جمله نرم افزار یکپارچه کتیبه شامل نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار bpms آماده ارائه مشاور در زمینه خرید این گونه نرم افزارها است. برای مشاوره بیشتر لطفا با تلفن 88490494, 88490383 , 88490544 تماس بگیرید.
انتهای رپرتاژ آگهی/
