سند یکی از مهمترین ادله اثبات دعوی در امور مدنی به شمار می‌رود و عبارت از هر نوشته‌ای است که بتوان در مقام دعوی یا دفاع، به آن استناد کرد.
به گزارش «تابناک»؛ اسناد از بعد اعتبار به دو دسته عادی و رسمی تقسیم می‌شوند که این دو نوع سند، تفاوت‌هایی با هم دارند.
یکی از تفاوت‌های اسناد عادی و رسمی، این است که نسبت به اصالت سند عادی یا به عبارتی، اصالت امضای این نوع سند می‌توان ادعای انکار یا تردید کرد، اما برخلاف اسناد عادی، در مورد اسناد رسمی باید گفت: به دلیل اعتبار امضای شخص که در ذیل اسناد رسمی وجود دارد، نمی‌توان در مورد آن، مدعی انکار یا تردید شد و صرفاً نسبت به اسناد رسمی، می‌توان ادعای جعل مطرح کرد؛ مثلا ممکن است فرد مدعی شود که شخصی غیر از فرد اصلی، ذیل سند رسمی را امضا کرده یا دفتردار تخلف و بدون حضور فرد در دفترخانه، امضای او را اخذ کرده است.
بر خلاف سند رسمی، هیچ یک از مراجع رسمی، اصالت امضای ذیل اسناد عادی را تأیید نکرده‌اند و به همین دلیل است که فرد می‌تواند نسبت به این موضوع که امضا متعلق و منتسب به شخص مقابل اوست یا نه، ادعای انکار یا تردید کند.
در دعوای اثبات اصالت سند، کسی که به سند عادی استناد می‌کند، خود نیز باید اصالت آن را اثبات کند. در حالی که در موارد استناد به اسناد رسمی، اصل بر اصالت سند بوده و به همین دلیل اسناد رسمی از قوت بیشتری برخوردار است.
سند رسمی هیچ‌گاه مفقود نمی‌شود
یکی دیگر از مزایای اسناد رسمی نسبت به اسناد عادی این است که همواره رونوشت و سابقه‌ای از اسناد رسمی در دفاتر اسناد رسمی موجود است و به همین دلیل امکان مفقود شدن این اسناد وجود ندارد. این موضوع امنیت خاطر بیشتری برای صاحب سند رسمی ایجاد می‌کند و همواره این اطمینان را دارد که هیچ‌گاه این سند از بین نمی‌ر‌ود.
اما اسناد عادی ممکن است مفقود شود و به دلیل آنکه معمولاً رونوشتی از آن موجود نیست، اثبات وجود چنین سندی بسیار دشوار خواهد بود.
مزیت دیگر اسناد رسمی این است که اصولاً این اسناد، لازم‌الاجرا هستند؛ در حالی که اسناد عادی لازم‌الاجرا نیستند.
مطالبه مهریه از طریق اداره ثبت
این موضوع بدان معناست که فرد برای اجرای مفاد اسناد رسمی، بدون اینکه به مراجعه و طرح دعوا در دادگاه و تحمیل هزینه‌های دادرسی و طی مراحل قضایی نیاز باشد، می‌تواند مستقیم اجرای مفاد سند را از دایره اجرای اسناد لازم‌الاجرا در اداره ثبت تقاضا کند.
به طور مثال، عقدنامه، یک سند رسمی است و زوجه برای مطالبه مهریه مندرج در عقدنامه، لازم نیست به دادگاه مراجعه و متحمل هزینه و وقت بسیار شود بلکه می‌تواند مستقیم به دایره اجرای اسناد لازم‌الاجرا در اداره ثبت مراجعه و با ارایه عقدنامه، تقاضای صدور اجراییه و به دنبال آن توقیف اموال زوج را مطرح کند.
قرارداد‌های دفاتر املاک، سند عادی است
قرارداد‌های تنظیم‌شده در دفاتر مشاوران املاک یا بنگاه‌ها، سند عادی است و در قرارداد‌های اجاره که در این دفاتر به نحو عادی تنظیم شده است، اگر مستاجر به پرداخت اجاره‌بها اقدام نکند، موجر یا مالک باید با مراجعه به دادگاه، رابطه استیجاری، عدم‌پرداخت و نیز الزام مستاجر به پرداخت اجاره‌بها را اثبات کند؛ این اقدام ممکن است چند جلسه دادگاه را به خود اختصاص دهد و دو تا سه ماه به طول بینجامد تا رأی به طرفین ابلاغ شود. این موضوع در حالی است که در صورت تنظیم اجاره‌نامه رسمی در دفاتر اسناد رسمی، می‌توان در یک پروسه زمانی کمتر از یک ماه، به صدور اجراییه اقدام کرد؛ بنابراین، باید تاکید کرد که اسناد رسمی از لحاظ اعتبار و قدرت اجرایی، نسبت به اسناد عادی مزایایی دارند.
چک؛ سند رسمی لازم‌الاجرا
البته در این میان قانونگذار استثنایی قایل شده و برای برخی اسناد عادی، اعتبار اسناد رسمی را قایل شده است؛ به این اسناد، «اسناد در حکم سند لازم‌الاجرا» گفته می‌شود که چک، از این قبیل اسناد محسوب می‌شود.
در حقیقت هرچند چک، سند عادی است، بر اساس ماده دو قانون صدور چک، قانونگذار از لحاظ اجرایی، اعتبار اسناد لازم‌الاجرا را به آن داده است. به این معنا که می‌توان چک را مستقیم به دایره اجرای اسناد لازم‌الاجرا در اداره ثبت ارایه و تقاضای صدور اجراییه را مطرح کرد. البته باید به این نکته نیز تاکید کرد که چک صرفاً از لحاظ قابلیت اجرایی، مزایای سند رسمی را دارد، اما فاقد اعتبار سایر اسناد رسمی است و می‌توان نسبت به آن ادعای انکار و تردید کرد. همچنین در صورت مفقود شدن، مانند سایر اسناد عادی، رونوشتی از آن وجود دارد.
تنظیم اسناد رسمی
با وجود تعداد زیادی از دفاتر اسناد رسمی در کشور و امکان ثبت اسناد به طور رسمی، برخی از مردم تمایل چندانی به تنظیم قرارداد‌های خود در این دفاتر و ثبت رسمی اسناد از خود نشان نمی‌دهند.
دلیل اصلی این موضوع آن است که تنظیم اسناد و قرارداد‌ها به طور عادی، اصولاً هزینه کمتری به افراد تحمیل می‌کند و حتی طرفین می‌توانند سند، قرارداد یا واقعه حقوقی مورد نظر خود را بر روی یک قطعه کاغذ A. ۴ تنظیم کنند؛ این موضوع در حالی است که برای تنظیم یک سند رسمی، افراد باید به مقامات ذی‌صلاح به خصوص دفاتر اسناد رسمی مراجعه و بابت حقوق دولتی و حق‌الثبت، هزینه‌های مقرر را پرداخت کنند.
البته باید این نکته را نیز یادآور شد که هزینه‌های تنظیم سند به‌خصوص در مواردی که موضوع سند، مسایل مالی است، قابل توجه است و به همین دلیل برخی از مردم، تمایل کمتری به تنظیم اسناد به طور رسمی دارند؛ اما امروزه تسهیلات مناسب و سرعت عمل بالای دفاتر اسناد رسمی و از همه مهمتر فرهنگ حقوقی و آگاهی مردم باعث شده است تا نسبت به تنظیم اسناد رسمی، اقبال روزافزونی صورت گیرد.
نسبت به سند عادی علاوه بر انکار و تردید ،ادعای جعل هم امکان پذیر است.