اگر روزی در جلسه‌ای حضور داشتید که جف بزوس موسس آمازون هم در آن حاضر بود، انتظار نداشته باشید او نخستین کسی باشد که صحبت را آغاز می‌کند. این نخستین درسی است که جف بزوس به هرکارآفرینی می‌دهد که در مجاورت او کار یا زندگی می‌کند. از جمله این افراد لورن سانچز، نامزد اوست که می‌گوید زندگی در کنار جف بزوس برای او، مثل تحصیل کردن در دوره‌های تکمیلی در دانشگاه است.
سی ان بی سی نوشت لورن سانچز پیش از جدایی جف بزوس تنها به عنوان موسس یک شرکت سینمایی در کالیفرنیا شناخته می‌شد. اما او امروز از کسانی است که می‌تواند درس‌های آموخته در زمینه کارآفرینی از جف بزوس را به دیگران منتقل می‌کند. آن دو چند سال پیش از جدایی جف بزوس یکدیگر را ملاقات کردند و نخستین درسی که لورن سانچز در محیط کسب وکار از موسس آمازون آموخته، همین سکوت در آغاز جلسه و فرصت دادن به دیگران برای صحبت کردن است.
لورن سانچز اخیرا در گفتگو با وال استریت ژورنال در این باره صحبت کرده است. او در این مصاحبه گفت: «زندگی با جف بزوس مثل این است که هر روز سر کلاس درس می‌روم. از او چیز‌های زیادی یاد گرفته ام که مهم‌ترین آن‌ها درباره شیوه‌های مدیریت است».
سکوت بزوس در نخستین لحظه‌های جلسه با کارکنانش بدون دلیل نیست. او باور دارد که مدیران بهتر است همیشه پس از دیگر کارکنان در نشست‌ها صحبت‌ها کنند، اما چرا؟ لورن سانچز در این باره گفت: «در جلسه‌های کاری زیادی شرکت می‌کردم و اول من حرف می‌زدم. اما جف می‌گفت نه. نه. نه! تو رییسی! باید آخر جلسه حرف بزنی. اول باید به دیگران حرف بزنند. اگر تو اول حرف بزنی، حرف‌های آن‌ها براساس صحبت‌های تو خواهد بود. حرف‌های تو به حرف‌های آن‌ها جهت می‌دهد».
تغییر رویکرد‌های شرکت در جلسه‌های مدیران با کارکنان، از نکاتی است که جف بزوس، خود در همایشی به آن اشاره کرده است. او در سال ۲۰۱۸ این تغییر رویه را هوشمندانه‌ترین کار در آمازون دانسته بود. در وهله نخست، جف بزوس جلسه‌های مدیران و کارکنان را از شر ارائه‌های پاورپوینتی خلاص کرد. به جای اسلاید‌هایی که پشت سر هم، اطلاعات را به خورد مخاطبان در جلسه می‌دهد، او تصمیم گرفت هر جلسه را با ۳۰ دقیقه سکوت در آغاز آن شروع کند. در این مدت زمان، حاضران این فرصت را داشتند تا یادداشت‌های مفصلی که درباره موضوعات جلسه نوشته شده را بخوانند. پس از آن، نوبت به کارکنان می‌رسید تا درباره این موضوعات حرف بزنند، پیش از آنکه بدانند نظر بزوس درباره آن موضوعات چیست. در این وضعیت آن‌ها نظر خود را بدون اثرپذیری و امتیاز گرفتن از نظر‌های بزوس اعلام می‌کردند. بزوس گفته است مدت زمانی که همه ساکت نشسته اند و محور‌های بحث را می‌خوانند زمان مناسبی برای شکل گرفتن اجزای یک بحث خوب است. هم چنین با اجرای این روش مدیر می‌تواند اطمینان پیدا کند که همه اعضای جلسه محور‌های گفتگو و موضوعات را خوانده اند.
از دیگر امتیاز‌های این روش در برگزاری جلسه ها، این است که مطمئن می‌شوید همه حاضران از موضوع خبر دارند. اینکه موضوع‌ها را پیش از جلسه با ایمیل بفرستیم کافی نیست. به گفته بزوس «مدیران در جلسه‌ها درباره موضوع‌ها طوری بلوف می‌زنند که انگار آن را خوانده اند. دلیل این است که سر مدیران خیلی شلوغ است و بنابراین، باید در جلسه‌ها برای خواندن موضوع‌ها وقتی را در نظر بگیرید».
در نظر گرفتن وقتی برای خواندن موضوعات کمک می‌کند جلسه از مسیر اصلی اش منحرف نشود. به ویژه اگر موضوعات را به طور خلاصه، اما با حفظ نکات کلیدی بیان کنید.
از دیگر نکات یادگرفتنی از جف بزوس، این است که به مدیر جلسه بگویید درباره چیز‌هایی که می‌خواهید راجع به آن بحث کنید، و چرایی آن بحث‌ها مستندانی را آماده کند. نکته مهم اینکه این اسناد نباید از شش صفحه بیشتر شود. بزوس توصیه می‌کند جلسه‌ها در کوتاه‌ترین زمان ممکن برگزار شود. بعد از خواندن موضوعات، بهتر است جلسه بیشتر از یک ساعت طول نکشد. این ایده جف بزوس درست است. بررسی‌های علمی بسیاری نشان داده جلسه‌های طولانی سطح استرس را بالا برده و در مسیر کاری کارکنان و مدیران مشکلاتی ایجاد می‌کند. البته تنها بزوس نیست که در جهان فناوری به این نکات در برگزاری جلسه توجه می‌کند. جک دورسی از مدیران سابق توییتر هم در سال ۲۰۱۸ در توییتی نوشت در ۱۰ دقیقه نخست در جلسه‌ها از حاضران می‌خواهد یادداشت‌هایی که تهیه شده را بخوانند. دورسی گفته بود اجرای این روش در جلسه‌ها کمک می‌کند آدم‌ها از نقاط مختلف با افکار و ایده‌های متفاوت بتوانند در کنار هم کار کنند.
منبع: اتاق تهران
