"پیش بسوی جلسه!"
حکایت ما و نیمکت لویی شانزدهم
این روزها مقامات ارشد کشور سرگرم حضور در جلسات تودیع و معارفه وزرا هستند. این جلسات که تمام شود با فاصله کوتاهی جلسات تودیع و معارفه معاونین و مدیران کل وزرا آغاز می شود و سپس نوبت به رؤسای سازمانهای استانی وزارتخانه ها می رسد و ...
چند سالی است که همواره از خود می پرسم: منطق انجام این رفتارها چیست؟ مدتی پیش با خواندن داستان کوتاه "لویی شانزدهم و نیمکت" نام این رفتارها را نیمکت لویی شانزدهم گذاشتم. توصیه می کنم این داستان چند خطی را در اینترنت جستجو کنید و حتماٌ بخوانید. رفتارهای نیمکت لویی شانزدهم رفتارهایی هستند که از دیرباز به ما به ارث رسیده اند و اگر نیک در آنها بنگریم یا توجیه قانع کننده ای برایشان پیدا نمی کنیم یا عمر توجیه مربوطه را پایان یافته می یابیم.
جلسات تودیع و معارفه نیز یکی از همین رفتارهای نیمکت لویی شانزدهمی در مدیریت ماست. صدها مدیر ارشد وزارتخانه ها و سازمانهای مختلف نیمی از روز را در سالنی جمع می شوند برای تمجید و تقدیر از خدمات مدیر قدیم و تعریف و برشمردن ویژگیهای مدیر جدید. و هرچه فکر می کنی که فایده این گردهمایی چیست کمتر به پاسخ قانع کننده ای می رسی. با یک حساب سرانگشتی می توان دریافت که در طول سال، به ویژه در هنگامه تغییر دولت، چقدر از این جلسات برگزار می شود و چند ساعت از وقت مدیران ارشد کشور صرف حضور در آنها می شود که سر سوزنی فایده به حال کشور ندارد.
من این مشت را نمونه خرواری مى دانم از عادات و رفتار مدیریتی از جنس نیمکت لویی شانزدهم. به باور من بسیاری از اینگونه رفتارها بوی نفت می دهند. دیر زمانی کشور ما با تکیه صرف بر درامدهای نفتی اداره می شد. به بیان دیگر اول نفت کشور را اداره می کرد بعد دولت. بار مدیریت کشور بر دوش نفت بود و مدیران کارشان این بود که قدرالسهم نفت را که به وزارتخانه یا سازمان ایشان می رسید خرج کنند و این کار وقت زیادی از ایشان نمی گرفت. لذا باقی وقت ایشان به کارهای غیر ضرور و تشریفاتی می گذشت. امروز از درامدهای نفتی سابق خبری نیست اما رفتارهای نفت پایه هنوز سر جای خودشان باقی هستند.
نمونه بارز دیگری از این رفتارهای نفت پایه و نیمکت گونه وجود شوراها، مجامع، هیأتها و به طور کلی گعده های متنوع در ساختار مديريتى کشور است. در قالب قوانین و مقررات و بخشنامه های رنگارنگ، برای هر موضوع و مسئله ای کارگروهی با اسامی مختلف بوجود آمده است. در این کارگروهها، نمایندگانی از دستگاههای مختلف دور هم جمع می شوند و درباره کارهای یکدیگر اظهار نظر می کنند و برای همدیگر تصمیم می گیرند. اگر بازهم نیک بنگرید درمی یابید که ریشه این رفتار مدیریتی، به زمان وفور درامدهای نفتی برمی گردد که دستگاهها دور هم جمع می شدند تا در خصوص نحوه تقسیم و تسهیم درامد نفت تصمیم بگیرند. امروز اما علیرغم اینکه سفره خالی شده است هنوز دستگاهها بر سر نیمکتهای لویی شانزدهم می نشینند و ساعتها وقت صرف مسائلی می کنند که با یک کار کارشناسی در یک سازمان تکلیفش می تواند مشخص شود.
به عنوان نماینده بخش خصوصی فرصت حضور در تعداد زیادی از این جلسات را داشته ام و شاهد بوده ام که چگونه وقت گرانبهای مدیران ارشد کشور صرف شنيدن و گفتگو درباره موضوعاتی می شود که یا در حوزه تخصصشان نیست یا در حیطه مأموریتشان قرار ندارد. "تله مدیریت جلسه ای" یکی از عوامل آشکار کاهش بهره وری در نظام اداری کشور است. پی در پی بودن این جلسات، حتی فرصت مطالعه گزارشهای مربوطه را به مدیران شرکت کننده در آنها نمی دهد. ایشان در جلسه گزارش را بطور خلاصه می شنوند و با مهارتی که از حضور مستمر دراین جلسات یافته اند فی البداهه اظهار نظر می کنند و تصمیم می گیرند. و البته کیفیت این گونه تصمیم گیریها دیگر جای بحث ندارد.
بدیهی است با این حجم از جلسات روزانه، مدیران ارشد کشور کمتر فرصت پرداختن به وظائف اصلیشان و به ویژه مطالعه کردن و اندیشیدن پیدا می کنند. طنز تلخ این حکایت آنست که سطوح پایین تر سازمانها به تأسی از مدیران بالادست خود همین رفتار را پیشه کرده اند و هر روزه جلسات متعددی بین وزارتخانه ها و سازمانها در چند سطح برقرار است و باید اعتراف کنم که بخش خصوصی هم در این حلقه گرفتار آمده است.
