در مواردی ممکن است قبل از اینکه هزینه ای اتفاق بیافتد وجه کل هزینه برای مدتی بعد بطور یکجا پرداخت شود مثل پرداخت اجاره ۶ ماه آینده دفتر یا محل کار و یا پرداخت حق بیمه یکساله ساختمان که در این موارد چون هنوز هزینه ای اتفاق نیافتاده، مبلغ پرداختی را در حسابی تحت عنوان پیش پرداخت ثبت می کنیم و در زمانی که هزینه اتفاق افتاد یعنی مدت آن سپری شد از این حساب خارج و به حساب هزینه سال منظور میشود.
برای درک بهتر مطلب به مثال زیر توجه کنید.
پیش پرداخت
مثال: آقای محمد در تاریخ ۹۲/۴/۱ مبلغ ۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰ ریال بابت اجاره ۱۰ ماهه محل دفتر به وسیله چک پرداخت می نماید.
در این حالت ثبت زیر در دفتر روزنامه انجام می شود:
باید توجه داشته باشیم چون مبلغ اجاره پرداختی ۱۰ ماهه بوده (یعنی ۹ ماه در سال ۹۲ و یک ماه در سال ۹۳) بنابراین باید در پایان سال قبل از این که حساب ها بسته شوند مقداری از مبلغ پیش پرداخت که به هزینه تبدیل شده، محاسبه و ثبت اصلاحی آن در دفاتر انجام شود.
محاسبات:
۱٫۰۰۰٫۰۰۰=۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰/۱۰
۹٫۰۰۰٫۰۰۰=۹*۱٫۰۰۰٫۰۰۰
پس ثبت زیر در پایان سال در دفتر روزنامه انجام می شود:
یعنی حساب پیش پرداخت که بدهکار بود بستانکار شده و کاهش پیدا کرده و حساب هزینه در مقابل آن بدهکار شده است.
مهم: توجه داشته باشید که مانده حساب پیش پرداخت جزو داریی های جاری و یک حساب دائمی است.
علی الحساب
مواقعی پیش می آید که مقداری از کار انجام شده ولی هنوز قطعی نشده و انجام دهنده کار نیاز به مبلغی برای ادامه کار دارد در این حالت مبلغ پرداختی به عنوان علی الحساب شناخته شده و پرداخت می شود.
مثال:
شرکت محمد و حسن حق الزحمه کارکرد ماه های اردیبهشت، خرداد و تیر حسابدار موسسه را به دلیل کمبود منابع مالی پرداخت ننموده است و در تاریخ ۱۳۹۲/۵/۲ حسابدار موسسه درخواست دریافت مبلغی به عنوان علی الحساب را می نماید و آقای محمد چکی به مبلغ ۷۵۰٫۰۰۰ ریال به عنوان علی الحساب در اختیار ایشان قرار داد.
ثبت آرتیکل بالا در دفاتر محمد و حسن به شکل زیر انجام می شود:
نکته: با توجه به پیش پرداخت همونطوری که متوجه شدید، پیش پرداخت قبل از انجام کار پرداخت شده و علی الحساب در قبال کار انجام شده پرداخت می شود.
