فراتر از قابلیتها و توانمندیهایی که یک سیستم اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات الکترونیکی ساده برای یک سازمان ایجاد میکند، در سیستم اتوماسیون اداری هوشمند، ماژول‌های خاص و منحصر بفردی وجود دارد که در تسریع کارها و افزایش بهره‌وری سازمان بسیار اثرگذار خواهد بود.
به گزارش تابناک، طبق نظرسنجی‌های انجام شده از کاربران نرم افزارهای اتوماسیون اداری، آنها امکانات بیشتر و حرفه‌ای نرم‌افزار را به مسائل دیگری مثل برند شرکت، پشتیبانی، قیمت و... ترجیح داده‌اند. استدلال آنها نیز این بوده است که مثلا نرم‌افزاری با امکانات و قابلیت‌های کارآمد، مفید و حرفه‌ای بسیار با ارزش‌تر از پشتیبانی خوب برای یک نرم‌افزار بد است!
به همین دلیل تصمیم گرفتیم جهت انتخاب صحیح شما از میان سیستم‌های اتوماسیونی موجود در بازار، در این مقاله معیارهای انتخاب یک اتوماسیون اداری هوشمند را بیان کنیم. توجه داشته باشید که برای سازمان و کسب و کار خود اتوماسیون اداری را برگزینید که تمامی این 10 معیار برتر اتوماسیون اداری هوشمند را داشته باشد.
1. نسخه موبایل اتوماسیون اداری (سیستم عامل‌های Android و IOS)
اتوماسیون اداری ای که دارای نسخه موبایل نیز میباشد برای کاربران آن قابلیت در دسترس بودن گردش اطلاعات، مکاتبات و فرآیندها را در سازمان، به شکل آنلاین و آفلاین در هرنقطه و هر زمانی، از طریق تبلت و گوشی‌های هوشمند فراهم میکند. این امکان بدون شک برای ارتباط با مدیران پرمشغله و افرادیکه خارج از سازمان فعالیت دارند، بسیار مفید خواهد بود.
2. جستجوی هوشمند و معناگرایانه
یکی از بزرگترین نقاط ضعف سیستم‌های اتوماسیون اداری عدم قابلیت جستجوی هوشمند و معناگرایانه آنهاست. قابلیت جستجوی هوشمند و معناگرایانه مانند سرچ کلمه در گوگل میباشد. این جستجو طبق عنوان، بدنه نامه، نامه‌های مرتبط و... انجام میگیرد. شما با جستجوی یک نامه در اتوماسیون ، علاوه بر نامه درخواستی ، نامه‌های مشابه و مرتبط را نیز خواهید یافت.
3. گزارش‌گیری هوشمند
سیستم اتوماسیون اداری هوشمند باید دارای قابلیت گزارش‌گیری از مکاتبات سازمانی، تعداد نامه‌های ثبت شده، تعداد ارجاعات و اطلاعات کلی سیستم و رفتار کاربران باشد. همچنین با گزارش‌گیری هوشمند میتوانید از میزان صرفه‌جویی در هزینه‌های سازمان بمنظور استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری مطلع گردید.
4. تبدیل گفتار به متن
زمانی تعامل کاربر با ماشین جزو رویاهای انسانها بشمار میرفت. امروزه با استفاده از تکنولوژی‌های جدید و هوش مصنوعی این امکان فراهم شده که شما صحبت کنید، نرم‌افزار تایپ کند. اتوماسیون اداری هوشمند شما را در ارسال سریع و دقیق نامه های اداری با قابلیت تبدیل گفتار به متن یازی میدهند.
5. سینک سرور (چند سازمانی)
سازمان‌های غیرمتمرکز بعلت گستردگی جغرافیایی و محدودیت‌های زیرساختی و استفاده از یک بستر ارتباطی واحد، در استفاده از سرور متمرکز مشکلات زیادی دارند. استقرار یک سیستم اتوماسیون اداری با قابلیت سینک سرور میتواند در بهبود تعاملات آنها بسیار اثرگذار باشد.
6. مدیریت فرم و فرایندها
هیچ اتوماسیون اداری بدون BPMS کامل نیست! هر سازمانی علاوه بر مکاتبات، فرم‌هایی دارد که باید بر مبنای فرآیندهای موجود در سازمان به گردش درآید. بهره‌گیری از نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) در کنار سیستم اتوماسیون اداری، امکان تعریف و طراحی فرم‌ها، مدیریت و کنترل جریان گردش آنها در سازمان، بصورت کاملا تحت وب در اختیار کاربر قرار می گیرد.
7. کاهش حجم هنگام انتقال داده‌ها
یکی از بزرگترین مشکلات دنیای دیجیتالی، حجم عظیم داده ها و نحوه انتقال آنها میباشد. یکی از راهکارهای این معضل اینست که ابتدا حجم داده ها را کاهش داده سپس اقدام به جابجایی آنها گردد. در برخی از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، تصاویر بصورت بهینه شده و بدون افت کیفیت، با حداقل حجم در سازمان گردش پیدا می‌کنند و بدین صورت تا ۸۰ درصد پهنای باند کمتری در شبکه سازمان، مصرف می‌شود.
8. یکپارچگی با شبکه‌های اجتماعی
یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری هوشمند با برقراری ارتباط با شبکه‌های اجتماعی موجب تسریع در عملکرد کاربران خواهد شد. امروزه اشتراک‌گذاری نامه‌ها، ارجاع نامه، مدیریت کارتابل و جلسات بطور کامل با پیام‌رسان‌های اجتماعی امکان‌پذیر شده است.
9. قابلیت مکاتبات محرمانه (نامه‌های هوشمند)
این قابلیت بقدری جذاب و حیرت انگیز است که شاید تا بصورت عملی از آن استفاده نکنید برایتان قابل باور نباشد. با استفاده از این قابلیت میتوانید نامه‌های هوشمندی ارسال کنید که پس از گذشت مدت مشخصی از نمایش آنها، نامه بصورت خودکار از سیستم حذف گردد. این نامه‌ها حتی قابلیت چاپ و دانلود نداشته و کاملا محرمانه ارسال
می‌گردند.
10. یکپارچگی با نرم‌افزارهای کاربردی
احتمالا شما هم به معضل نصب و استفاده از نرم‌افزارهای گوناگون بروی سیستم خود دچار شده‌اید. یک اتوماسیون اداری هوشمند باید قابلیت همگام شدن با انواع نرم افزارها را داشته و شما را از نصب نرم افزارهای گوناگون و سوئیچ دائم به آنها بی‌نیاز کند. یکپارچگی با ایمیل و Microsoft Word ابتدایی ترین نوع این نیاز است.
معرفی برترین طراح و تولیدکننده اتوماسیون اداری هوشمند در کشور
چندسال پیش فناوری مدیریت فرایندها و اتوماسیون اداری هوشمند با سرمایه گذاری شرکت فراگستر در ایران جا باز کرد و امروزه به یکی از موفق ترین و برترین نرم افزارهای بازار تبدیل شده است. این نرم افزار بعنوان تنها شرکت فعال از میان شرکتهای تولیدکننده اتوماسیون اداری و فرآیندها بر پایه داوری کارگروه علمی پنجمین همایش ملی مدیران فناوری اطلاعات برتر (فاب) بعنوان محصول برگزیده و شایسته تقدیر، در سال ۹۶ انتخاب شد.
اگر مایل به کارکردن با نرم افزار فراگستر هستید میتوانید از طریق سایت این مجموعه و پرکردن فرم درخواست دمو ، رایگان و به مدت محدود با نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر کار کنید.
همچنین برای آن دسته از علاقمندانی که تمایل به تهیه این نرم افزار را دارند بمناسبت عید سعید فطر تا 40% تخفیف ویژه‌ای در نظر گرفته شده که برای اطلاعات بیشتر میتوانید به صفحه جشنواره فروش ویژه مراجعه فرمایید.
